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e-Learning Day Message Emailed to Parents

Dear West Chicago Community High School Parents and Students:

Happy New Year! As we shared with you in late November, West Chicago Community High School has been selected to participate in the e-Learning Day Pilot starting 2nd semester. We have been partnering with Leyden High School District 212 and Gurnee Elementary District 56 – the other two pilot districts – during our planning phase and wish to share our progress to keep you informed as decisions are made. To be sure we are ready, regardless of conditions I will not call an e-learning day until after January 12, 2016.

Purpose

A maximum of 5 days can be run as e-learning days per year, if needed. We believe that an e-learning day is a better option than adding a day at the end of the year. Traditional snow days become lost educational time for our seniors who don't return after graduation, for our AP students who still have to take their exams on the nationally set test days, and all students who participate in statewide assessments which include college entrance exams. More importantly, for all students, we believe that e-learning days reinforce the fact that teaching and learning are not confined to 50 minute class periods or physical classrooms. Additionally the implementation of the 1:1 initiative used in conjunction with e-learning days will build the capacity of all stakeholders in our school.

Timing

If we call an e-learning day, the announcement will come by 8:00 p.m. of the night before via our automated calling system, email, and text message (if you opted in). We will also post a notice on the home page of our website at www.d94.org. This is intended to allow teachers time to create lessons and expectations for their students. Those expectations will be shared with students via their District email by 9:00 a.m. on the morning of the e-learning day.

If I need to cancel school for any reason after 8:00 p.m. of the prior night, or if the emergency does not allow sufficient time to inform students to bring their Chromebooks home, we can still use a traditional snow day and add the day at the end of the year as necessary.

Communication/Availability

We do NOT expect teachers to be available and in constant communication with students throughout an e-learning day. At a minimum, we expect teachers to monitor their email at various times during the day, but we are not requiring official "office hours" or constant availability. Our e-learning days are purposely set up as an asynchronous experience to provide flexibility for both the students and the staff.

Attendance

Students will be shown how to access the e-learning day attendance Google form, and will be told to check in by 1:00 p.m. on the e-learning day. When students complete and submit the e-learning day Google form, student IDs and names will be collected allowing accurate attendance to be recorded.

General Expectations

In general, student work on an e-learning day will be aligned to the disciplinary literacy and learning objectives for the unit being taught when an e-learning day is used. One of the best pieces of advice we have received from other states is to make sure we do not overwhelm students with work on these days. Students will not be expected to complete 50 minutes of classwork and 30 minutes of homework for each class. Student work will be relevant, meaningful, and manageable for them. Should a circumstance not allow a student to complete the assignment, that student will be given adequate time to make up the assignment without penalty.

Connectivity

The most common question I have received relates to students who don't have internet access at home. The District has provided a solution through Verizon and Kajeet. We have district owned WiFi hotspots that are available for student checkout from our school library. If you do not have internet access, please contact our principal, Dr. Cheng, at mcheng@d94.org or via phone at 630-876-6300. Our goal is to reach universal connectivity, not just for e-learning days, but for general equity of educational opportunities for our students every day of the year.

Support

Should teachers or students encounter any technical issues on an e-learning day, the technology staff and the administration will be available as they are also working during the e-learning day.

Practice

We feel that there are many important pieces to try out including initial communication, attendance processes, instructional practices, and connectivity. Like any activity we feel it is best to be prepared and well-practiced. We have worked through the Division Heads to provide every staff member the chance to create and administer an electronic lesson to the students. Please remember this is a pilot, so we expect to improve upon the process as we move forward.

Questions

While this has been happening in states around us for the past few years, this is brand new for Illinois. We expect questions - so please feel free to email me directly, or contact our principal, Dr. Moses Cheng, at mcheng@d94.org.

Sincerely,

Dr. Doug Domeracki, Superintendent                      ddomeracki@d94.org  


Estimados Padres y Alumnos de la Escuela West Chicago Community High School:

¡Feliz Año Nuevo!  Como les contamos a finales de noviembre, la escuela de West Chicago Community High School ha sido seleccionada para participar en el programa piloto de día de e-Learning que iniciara el segundo semestre.  Con la asociación de la escuela preparatoria de Leyden Distrito 212 y la escuela primaria de Gurnee Distrito 56 – los otros dos distritos que también están en el programa piloto – durante la fase de planificación y deseamos compartir nuestro progreso para mantenértelos informados de cómo se toman las decisiones.  Para asegurarnos que estamos listos, independientemente de las condiciones, no llamaré un día de e-learning hasta después del 12 de enero de 2016.

Propósito

Si es necesario, se puede usar un máximo de 5 días por año como días de e-learning.  Creemos que un día de e-learning es una opción mejor que añadir un día al final del año.  Días de la tradicional nieve se convierten en tiempo educativo que se pierde para nuestros  alumnos de último año que no regresan después de su graduación, para nuestros estudiantes de AP que todavía tienen que tomar sus exámenes en los días de prueba a nivel nacional que ya están fijos, y todos los estudiantes que participan en las evaluaciones estatales que incluyen los exámenes de ingreso al colegio.  Creemos que lo más importante, para todos los estudiantes, los días de e-learning refuerzan el hecho de que la enseñanza y el aprendizaje no se limitan a períodos de clase de 50 minutos o aulas con estudiantes.  Además la implementación de la iniciativa de 1:1, utilizada en conjunción con días de e-learning podrá desarrollar la capacidad de todos los interesados en nuestra escuela.

Aviso

Si decidimos usar un día de e-learning, el anuncio se hará para las 8:00p.m. de la noche anterior a través de nuestro sistema de llamadas automatizadas, correo electrónico y texto (si optaste en).  También publicaremos un aviso en la página de inicio de nuestro sitio web en www.d94.org.  Esto es con el propósito de dar tiempo a los maestros para crear lecciones y expectativas para sus estudiantes.  Esas expectativas serán compartidas con los estudiantes a través de su correo electrónico del distrito para las 9:00 de la mañana del día de e-learning.

Si tengo que cancelar la escuela por cualquier razón después de las 8:00 p.m. de la noche anterior, o si la emergencia no permite suficiente tiempo para informar a los estudiantes de traer a su hogar los “Chromebooks” (computadora portátil), todavía podemos utilizar un día tradicional de nieve y añadir el día al final del año según sea necesario.

Comunicación/Disponibilidad

NO esperamos que los maestros estén disponibles y en constante comunicación con los estudiantes durante todo un día de e-learning.  Como mínimo, esperamos que maestros vigilen su correo electrónico en varias ocasiones durante el día, pero no estamos requiriendo un horario oficial de oficina o disponibilidad constante.  Nuestros días de e-learning son deliberadamente establecidos como una experiencia asincrónica para proporcionar flexibilidad para los estudiantes y el personal.

Asistencia

Se les mostrará  a los estudiantes cómo obtener acceso a la forma de asistencia en Google para el día de e-learning  y se les indicara que deben de registrarse para la 1:00 de la tarde en el día de e-learning. Cuando los estudiantes terminen y presenten la forma de Google  el día de e-learning,  el número de identificación del alumno y su nombre serán recaudados para obtener un registro de asistencia más preciso.

Expectativas generales

En general, el trabajo del estudiante en un día de e-learning se alineará a la alfabetización disciplinaria y objetivos de aprendizaje para la unidad que se enseña cuando se utiliza un día de e-learning.  Uno de los mejores consejos que hemos recibido de otros estados es de asegurarse de no abrumar a los estudiantes con trabajo en estos días.  No se espera que los estudiantes completen 50 minutos de clase y 30 minutos de tarea por clase.  El trabajo del estudiante será relevante, significativo y manejable para ellos.  Si una circunstancia no permite que un estudiante termine un trabajo, se le dará a ese estudiante un tiempo adecuado para terminar el trabajo sin ser penalizado.

Conectividad

La pregunta más común que he recibido se refiere a los estudiantes que no tienen acceso a internet en casa.  El distrito ha proporcionado una solución a través de Verizon y Kajeet.  En el distrito contamos con puntos de acceso a WiFi que son disponibles a nuestros estudiantes de sacar de nuestra biblioteca escolar.  Si no tienen acceso al internet, póngase en contacto con nuestro Director, el Dr. Cheng, a mcheng@d94.org o por teléfono al 630-876-6300.  Nuestro objetivo es alcanzar conectividad universal, no sólo para días de e-learning, pero también para tener equidad en general de oportunidades educativas para nuestros alumnos cada día del año.

Apoyo

Si maestros o estudiantes encuentran cualquier problema técnico en un día de e-learning, el personal de tecnología y la administración estarán disponibles ya que también estarán trabajando durante el día e-learning.

Práctica

Creemos que hay muchas piezas importantes para probar incluyendo comunicación inicial, los procesos de asistencia, prácticas de enseñanza y conectividad.  Como cualquier actividad, creemos que es mejor estar bien preparados y entrenados.  Hemos trabajado a través de los Jefes de División para proporcionar a cada miembro del personal la oportunidad de crear y administrar una lección  electrónica a los estudiantes.  Por favor recuerde que esto es un programa piloto, esperáramos mejorar el proceso a medida que avancemos.

Preguntas

Mientras que esto ha estado ocurriendo en los estados alrededor de nosotros durante los últimos años, esto es nuevo para Illinois.  Esperamos preguntas - por favor siéntanse libres de enviarme un correo electrónico directamente o pónganse en contacto con nuestro Director, el Dr. Moses Cheng, mcheng@d94.org.

Atentamente,

Dr. Doug Domeracki, Superintendente        ddomeracki@D94.org 




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